Etikk

I Peab skal vi alltid:

1. Utøve vårt arbeid i samsvar med selskapets visjon, grunnverdier og strategier
2. Utøve vårt arbeid i samsvar med lover, regler og retningslinjer
3. Forhindre at private interesser kommer i konflikt med selskapets interesser
4. Unngå å kreve eller motta private fordeler som følge av stilling
5. La være å utveksle informasjon om kontraktsforhold, forhandlinger, anbud og priser
6. Unngå å gi fordeler til tredjemann for å påvirke utøvelsen av vedkommendes stilling
7. Bidra til sunn og rettferdig konkurranse
8. Vise respekt overfor alle mennesker
9. Opptre ærlig og redelig i alle sammenhenger
10. Være ordholdne og holde inngåtte avtaler – etterleve Handslaget

Dette er fullversjonen av våre etiske retninslinjer:

1. Innledning

Formål

Denne håndboken har som formål å sikre et fundament og en kultur for å opptre etisk ansvarlig, slik at det ikke oppstår situasjoner som er egnet til å skade selskapets eller medarbeidernes omdømme. Hensikten er også å skape trygghet for den enkelte i de beslutninger som fattes og å bidra til å sikre at lover og regler blir fulgt. Videre skal regelverket medvirke til å sikre et godt arbeidsmiljø og trygge arbeidsplasser.

Håndbokens omfang

De etiske retningslinjene er ikke en fullstendig redegjørelse for alle situasjoner som kan oppstå, men en god veiledning for hvordan man kan opptre etisk. Selv om håndboken er inndelt i overskrifter, er det viktig å presisere at håndboken må leses og forstås samlet.

De etiske retningslinjene gjelder for alle medarbeidere i Peab, også midlertidig ansatte, daglig leder og styrets medlemmer. Retningslinjene gjelder også alle selskaper i Peab-konsernet i Norge.

Den enkelte leder har ansvar for at virksomheten innen eget ansvarsområde skjer i henhold til dette regelverk og Peabs øvrige styringssystemer. Lederen er også ansvarlig for å gi veiledning om forståelsen av og praktiseringen av reglene.

Tvilsspørsmål – etikkombud

Peab ønsker å oppmuntre til en åpen og konstruktiv dialog om hva som er ansvarlig atferd. Dersom det er tvil om en bestemt handling er lovlig eller moralsk ansvarlig, skal dette alltid på forhånd forelegges for og avklares med nærmeste overordnede. Eventuelt kan det tas kontakt direkte med Peabs etikkombud, Lillann Bugge. Dersom også den overordnede er i tvil, skal etikkombudet alltid kontaktes. Etikkombudet kan nås på telefon 23 30 30 00, mobiltelefon 928 12 459, e-post lillann.bugge@peab.no eller ved post adressert til Lillann Bugge på Peabs adresse.

Etikkombudet vil registrere alle henvendelser og svar, både for å sikre en enhetlig praksis og for senere revideringer av Peabs styringssystem. Etikkombudet skal også føre tilsyn med selskapets virksomhet for å motvirke brudd på retningslinjene.

Varslingsrett – og plikt

Enhver arbeidstaker har rett til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten i henhold til arbeidsmiljølovens regler. Det er et ubetinget gode for Peab at det varsles om brudd eller mulige brudd på lover, regler eller de etiske retningslinjene. Dette styrker vår evne til å opptre ansvarlig og legger til rette for at ulovligheter blir avdekket på et tidlig tidspunkt. Alle medarbeidere plikter derfor å varsle nærmeste overordnede eller etikkombudet dersom de har grunn til å tro at det er eller vil bli begått brudd på de etiske retningslinjene. Varslingen kan om ønskelig gjøres anonymt.

Ved ønske om å varsle eksternt eller under full anonymitet kan advokat Knut Ro i advokatfirma Ro Sommernes kontaktes på telefon 23 00 34 40. Advokat Ro vil ha full taushetsplikt om vedkommende som varsler, men vil ta saken opp med Peabs ledelse.

Den som gir varsel i henhold til det ovennevnte vil ikke bli møtt med noen former for sanksjoner som følge av varslingen..

Brudd på retningslinjene

Det er ikke alltid lett å gjøre alt riktig, men vi får aldri bevisst gjøre feil. Den enkelte medarbeider må derfor sette seg inn i regelverket for å medvirke til at vi etterlever de krav og standarder som her er nedfelt.

Brudd på de etiske retningslinjer innebærer et brudd på forpliktelsene i ansettelsesforholdet. Det kan føre til ulike reaksjoner, fra muntlig eller skriftlig advarsler til oppsigelse, avskjed og/eller anmeldelse.

For å sikre at vi faktisk etterlever det etiske regelverket, skal etikkombudet gis en generell orientering om alle brudd på regelverket. Formålet med dette er å kunne avdekke svakheter i Peabs organisering, herunder styringssystem og retningslinjer.

2. Forholdet til forretningsforbindelser og kolleger

Som Peab-medarbeidere skal alle medvirke til å drive virksomheten på en måte som sikrer høy grad av tillit til selskapet Peab krever derfor at alle medarbeidere utøver sitt arbeid i overensstemmelse med lover og regler, samt i overensstemmelse med selskapets visjon, grunnverdier og styringssystem. Det forventes også at alle opptrer med høflighet og respekt overfor forretningsforbindelser, kolleger og andre man kommer i kontakt med i sitt arbeid.

Peab aksepterer ikke noen form for mobbing, trakassering, diskriminering eller annen atferd som kan oppfattes truende eller nedverdigende. Den enkelte skal avstå fra all opptreden som kan ha en negativ effekt på kolleger, arbeidsmiljø eller selskapet.

Peab inngår bare avtaler med forretningsforbindelser som oppfyller eventuelle krav i lov eller tariffavtaler. Vi forventer at våre leverandører, kunder og forretningsforbindelser anerkjenner og respekterer våre etiske retningslinjer.

3. Lojalitet

Peab respekterer den enkeltes rett til private interesser, men private interesser skal ikke gå på bekostning av eller konkurrere med selskapets interesser.

Av denne grunn skal ingen medarbeider ha verv, øvrige stillinger, eksterne oppdrag eller annet som kan tenkes å komme i konflikt med eller konkurrere med selskapets interesser. Alle slike verv skal være kjent for og akseptert av selskapet. Eventuell aksept kan trekkes tilbake dersom det oppstår en interessekonflikt eller medarbeiderens evne til å utføre sitt arbeid eller overholde sine forpliktelser overfor Peab anses svekket.

4. Habilitet og interessekonflikt

Det er viktig å sikre at alle beslutninger i Peab fattes på objektivt grunnlag ut fra hva som er til beste for selskapets interesser. Enhver skal opptre slik at det ikke kan reises tvil om personlige eller ens nærmestes interesser står i veien for en uavhengig og objektiv avgjørelse. Ingen skal heller ta del i eller påvirke en beslutning hvis det foreligger forhold som kan gi grunnlag for å stille spørsmål om vedkommendes evne til å fatte en objektiv avgjørelse.

En hver som burde være klar over at det foreligger eller vil kunne foreligge en situasjon som kan oppfattes som en interessekonflikt, skal straks melde fra til sin nærmeste overordnede eller etikkombudet i Peab, som vil ta stilling til om vedkommende skal løses fra oppgaven.

5. Taushetsplikt

Av hensyn til selskapets virksomhet og den enkeltes integritet har alle taushetsplikt om det de får kjennskap til i sin stilling, og som man burde forstå er av en slik karakter at det må omfattes av taushetsplikten. Taushetsplikten gjelder ikke bare utad, men også overfor kolleger som ikke har behov for informasjonen i sitt arbeid. Taushetsplikten gjelder også etter at ansettelsesforholdet eller oppdragsforholdet er avsluttet.

Informasjon knyttet til kontraktsforhold, forhandlinger, anbud, priser, produkter, løsninger og andre forhold av betydning for selskapet eller forretningsforbindelser skal aldri gis til utenforstående. Taushetsplikten omfatter ikke opplysninger om et ulovlig forhold eller brudd på de etiske retningslinjene, som straks skal rapporteres til nærmeste overordnede, etikkombud eller advokat Knut Ro, se pkt. 1.4 over.

Immaterielle verdier, slik som spesielle kunnskaper, metoder, løsninger, konsepter og ideer, omfattes også av taushetsplikten. Også andres immaterielle rettigheter skal respekteres.

Den enkelte skal utvise varsomhet ved oppbevaring og formidling av informasjon som vedrører selskapet eller forretningsforbindelser, slik at informasjonen ikke blir tilgjengelig for uvedkommende.

6. Informasjon, sosiale medier og IT-systemer

Medarbeiderens bruk av informasjon, IT-systemer og internett skal skje ut fra forretningsmessige behov og ikke personlige interesser. Informasjon som er produsert og lagret på Peabs systemer er selskapets eiendom og skal vernes om.

Medarbeidere skal følge Peabs retningslinjer ved all kommunikasjon i sosiale medier. Det vises i denne sammenheng både til selskapets mediepolicy samt retningslinjer for bruk av sosiale medier som ligger på Planken under Kommunikasjon.

Enhver er ansvarlig for å holde orden i elektroniske filer og arkiv. Privat bruk er kun tillatt ved behandling av ordinær eller privat informasjon i begrenset omfang. Det påhviler den enkelte å sørge for at informasjon ikke sendes feil eller gjøres tilgjengelig for uvedkommende. Informasjon som kan virke krenkende eller som er ulovlig skal aldri nedlastes, lagres eller formidles. For øvrig henvises til selskapets IT-regler som ligger på Planken.

7. Private fordeler

En medarbeider eller hans nærmeste skal ikke kreve eller få personlige fordeler som følge av vedkommendes stilling i Peab. Rabatter ved kjøp av materiell eller tjenester aksepteres bare dersom dette er et ledd i en ordning som gjelder generelt for alle Peabs medarbeidere. Private behov skal ikke dekkes gjennom tilbud fra selskapets leverandører eller kunder med mindre det er tale om ordinære markedsmessige betingelser eller felles betingelser for alle medarbeidere.

Ingen medarbeider skal i eget eller andres navn motta eller oppta lån, garantistillelser eller annen indirekte kredittgivning fra selskapets leverandører eller kunder som vedkommende blir tilbudt i kraft av stillingen i Peab.

Kjøp av boenhet i et Peab-prosjekt skal skje til tid, sted og pris som fullt ut samsvarer med markedsmessige betingelser for en utenforstående kjøper, herunder skal en medarbeider i Peab stille sikkerhet i form av forskuddsbetaling på ordinære betingelser. Ingen ansatte kan få fortrinn til kjøp eller valg av boenheter før andre kjøpere. Det er ikke tillatt å kjøpe og selge boenheter fra Peab for egen eller andres vinning i strid med hva som er fastsatt i avsnitt 2 ovenfor. Ledende medarbeidere og linjefunksjonærer som arbeider med utvikling, markedsføring og salg av egenregiprosjekter, må ha forhåndsgodkjenning fra administrerende direktør i Peab Norge AS for å kjøpe boenhet fra selskapet.

8. Korrupsjon og påvirkningshandel

8.1 Innledning

Peab vil arbeide aktivt for at korrupsjon og påvirkningshandel ikke skal forekomme i virksomheten. Korrupsjon er i straffeloven definert som det å gi eller motta en utilbørlig fordel i anledning av stillingen. Påvirkningshandel er å gi eller motta en utilbørlig fordel for å påvirke en tredjepart i utføringen av vedkommendes stilling. Det kan være uklart hva som er en utilbørlig fordel i straffelovens forstand. Derfor er det behov for interne regler som nærmere definerer grensene, selv om redegjørelsen ikke er uttømmende.  Den enkelte må selv påvise en særskilt aktsomhet slik at regelbrudd ikke begås, herunder kontakte overordnet eller etikkombudet.

Det er viktig å være oppmerksom på at en fordel kan ha ulik form, som for eksempel,
penger,
gjenstander,
kreditter,
rabatter,
reiser,
opphold,
bevertning,
tjenester,
opptak i en klubb,
positiv medieomtale,
bidrag til organisasjoner eller foreninger mv

Selv en lite verdifull fordel eller en ellers ordinær forretningsmiddag kan være uakseptabel i en gitt situasjon, f.eks. i forbindelse med anbuds- eller tilbudsevaluering, enten det er vi som har levert et tilbud eller mottatt et tilbud. Hvert tilfelle må derfor vurderes for seg.

Det skal alltid være åpenhet mellom den enkelte og vedkommendes overordnede om gaver eller andre fordeler, uavhengig av verdi.

Det klare utgangspunkt er at ingen direkte eller indirekte, for seg selv eller andre, skal kreve, motta, tilby eller gi gaver eller andre fordeler som kan oppfattes å påvirke vedkommendes integritet og uavhengighet eller som kan oppfattes som en uakseptabel fordel for å påvirke tredjemenn i utføringen av deres stilling, verv eller oppdrag. Det understrekes at det særlig må stilles krav til medarbeidere som driver innkjøp på vegne av Peab, fordi disse har arbeidsoppgaver som krever særlige krav til aktsomhet i forhold til påvirkningshandel. Det etiske regelverket suppleres for øvrig av de skriftlige retningslinjer som ligger nedfelt i vårt styringssystem.

Nedenfor konkretiseres korrupsjon og påvirkningshandel nærmere.

8.2 Gaver og andre fordeler

8.2.1 Utdeling av gaver/fordeler

Ledelsen i Peab fastsetter selv om det skal ytes gaver til forretningsforbindelser til jul eller profileringsartikler i sammenheng med markedsføring. I øvrige tilfeller avgjør etikkombudet om det i det enkelte tilfelle er naturlig og akseptabelt å gi en gave/fordel. Ingen har tillatelse til selv å beslutte å gi gaver eller andre fordeler på vegne av Peab - uavhengig av verdi, men skal i slike tilfeller henvende seg til etikkombudet.

8.2.2 Mottak av gaver/fordeler

Som medarbeider i Peab skal man alltid utvise særlig varsomhet i forhold til å ta i mot gaver, fordeler og andre høflighetsgester. Enhver gave eller annen fordel som kan danne mistanke om korrupsjon eller påvirkningshandel er forbudt.

Uavhengig av verdi er det aldri akseptabelt å motta en gave eller fordel med betingelser, under forutsetning om gjenytelse eller som kickback/returprovisjon. Gaver i form av kontanter eller vederlagsfrie tjenester er aldri akseptabelt, ei heller gave til de som foretar innkjøp på vegne av Peab eller annen person som takk for tildelt oppdrag.

Gaver eller andre fordeler kan aldri mottas - uavhengig av verdi - i en situasjon hvor det er særlig risiko for uakseptabel påvirkning, f.eks. i en forhandlingssituasjon, en konkurransesituasjon eller en situasjon hvor innkjøp skal foretas.

Det er normalt akseptabelt med gaver av ubetydelig verdi som mottas i henhold til sedvane og i full åpenhet, f. eks. i forbindelse med kranselag, overlevering eller som julegave, forutsatt at tid og sted er passende. Videre, i markedsføringssammenheng er det normalt akseptabelt å motta profileringsartikler/reklamegjenstander av ubetydelig verdi forutsatt at tid og sted er passende. Med ubetydelig verdi menes gaver inntil NOK 400.

Dersom det er tvil om en gave eller fordel som mottas er akseptabel, skal overordnet eller etikkombudet kontaktes for avklaring. Dersom gaven eller fordelen ligger utenfor det akseptable, eller man er i tvil om dette, skal den returneres under henvisning til dette regelverket og på en måte som ikke virker støtende.

8.3 Representasjon

Den enkelte skal i all omgang med selskapets forretningsforbindelser, også i sosiale sammenhenger, være nøktern, moderat og ansvarlig. Dette henger godt sammen med våre kjerneverdier Jordnære og Pålitelige.

Kostnader for våre medarbeidere som påløper med reise og opphold ved deltakelse på kundearrangementer skal alltid betales av Peab. Unntak kan i særlige tilfeller gjøres for studiereiser, kurs og konferanser med faglig innhold som bekostes av den som ønsker å markedsføre et produkt eller en løsning, så lenge innholdet i programmet ligger innenfor forsvarlige rammer og det foreligger åpenhet om forholdet. Slike tilfeller skal alltid på forhånd forelegges og skriftlig aksepteres av overordnet eller etikkombudet.

Man skal aldri delta på eller invitere til et arrangement i en situasjon hvor det er særlig risiko for uakseptabel påvirkning, f.eks. i en forhandlingssituasjon, en konkurransesituasjon hvor ulike tilbud eller leverandører vurderes eller en situasjon hvor innkjøp skal foretas.

Reiser eller arrangementer med forretningsforbindelser uten faglig eller forretningsmessig innhold er ikke tillatt med mindre det skjer på fritiden og partene fullt ut dekker egne utgifter og det heller ikke ellers foreligger forhold som gjør det upassende. Dersom utgifter til reise, kost og losji inngår som et avtalt og naturlig ledd i utførelse av oppdrag kan slike utgifter dekkes av oppdragsgiver.

I forbindelse med kundearrangement med faglig innhold som holdes av Peab, skal man ikke tilby å dekke deltakernes utgifter til reise og opphold. I særlige tilfeller kan rimelige utgifter til reise og opphold dekkes, forutsatt at forholdet på forhånd er forelagt og skriftlig akseptert av overordnet eller etikkombudet og også avklart med ledelsen i de aktuelle selskapene. Kontanter skal aldri utbetales direkte til den enkelte selskapsrepresentant.

Fordeler som mottas i forbindelse med vanlig representasjon, f.eks. middag under forsvarlige rammer, anses normalt akseptabelt. Tilsvarende er det normalt akseptabelt å bekoste arbeidslunsj eller arbeidsmiddag innen rimelige rammer med forretningsforbindelser/kontraktsmotpart, forutsatt at tid og sted er passende og det er åpenhet om forholdet både i Peab og hos den annen part.

Ved tvil om en reise eller et arrangement er akseptabelt, skal overordnet eller etikkombudet kontaktes for avklaring. Slik forhåndsklarering skal alltid skje dersom partene ikke selv skal dekke egne utgifter.

9. Sponsing

Peab kan sponse idrettslag, foreninger og annet som ledd i markedsføring eller for å sikre en sosial profil. Dette skjer i samsvar med Peabs vedtatte sponsorstrategi.

10. Bruk av mellommenn

Med mellommenn menes agenter, konsulenter, meglere, lobbyister eller andre som fungerer som bindeledd mellom Peab og en tredjepart.

Enhver avtale med mellommenn skal være skriftlig og beskrive det reelle avtaleforholdet mellom partene, og hvor det avtalte vederlag er tilpasset det arbeid som etter avtalen skal utføres. Alle engasjerte mellommenn skal i avtalen forplikte seg til å handle i overensstemmelse med Peabs etiske regelverk. Det er bare tillatt å engasjere en mellommann dersom vedkommende i avtalen pålegges en ufravikelig plikt til fullt ut å tilkjennegi overfor den eller de som eventuelt søkes påvirket at vedkommende opptrer på vegne av Peab.

Avtaler med mellommenn skal aldri kunne brukes til å hvitvaske penger eller til å sluse betaling eller andre godtgjørelser til noen, jf under pkt. 14. Utbetaling skal kun finne sted i henhold til avtalen og mot tilfredsstillende dokumentasjon på utgifter og/eller utførte tjenester. Utbetalingen skal føres i henhold til god regnskaps- og bokføringsskikk. Forskuddsbetalinger er ikke tillatt med mindre forskuddet på forhånd er skriftlig avtalt og knyttet til et konkret beskrevet arbeid som skal utføres, og med krav til etterfølgende dokumentasjon av utgiftene.

11. Innsideinformasjon

Situasjoner kan oppstå hvor medarbeidere får tilgang på innsideinformasjon hos Peabs forretningsforbindelser. Innsideinformasjon er opplysninger som ikke er offentlig tilgjengelig eller allment kjent i markedet og som er egnet til å påvirke kursen på verdipapirer. Den som har innsideinformasjon må ikke gi slike opplysninger til uvedkommende. Den enkelte skal heller ikke bruke eller medvirke til at andre bruker innsideinformasjon til å tegne, kjøpe, selge eller bytte verdipapirer privat eller på vegne av Peab.

12. Rettferdig konkurranse

Peab vil arbeide for en redelig, rettferdig og åpen konkurranse. Peab skal konkurrere på en forretningsmessig og etisk forsvarlig måte innenfor rammene av aktuelle konkurranseregler i de markedene hvor Peab utøver virksomhet. Dette gjelder i forhold til både oppdragsgivere, konkurrenter, kunder og leverandører. Verken Peab eller medarbeidere i Peab skal opptre på en måte som kan innbære brudd på konkurransereglene, for eksempel ved ulovlig prissamarbeid, ulovlig markedsdeling eller annen atferd eller avtale som hindrer, innskrenker eller vrir konkurransen. Områdedeling, så vel geografisk som faglig, samt kundedeling anses som ulovlig markedsdeling. Det skal ikke diskuteres, foreslås eller inngås noen form for avtale med konkurrenter ved salg til tredjepart. Konkurransesensitiv informasjon skal aldri formidles til andre.

Beslutninger om fastsettelse av priser, forretningsmessige vilkår og forbehold skal alltid være basert på forretningsmessige og etisk forsvarlige vurderinger. Samarbeid med konkurrenter i relasjon til slike beslutninger er ikke tillatt. Tilsvarende gjelder beslutninger om å unnlate å levere tilbud.

Ingen former for anbudssamarbeid skal forekomme. Det stilles derfor særskilte krav til at medarbeidere som utarbeider anbud og tilbud eller medvirker i slike prosesser, verken gir eller mottar informasjon om priser, avanser og rabatter og andre vilkår som kan være egnet til å hindre, begrense eller vri konkurransen. Det er eksempelvis ikke tillatt å gi eller motta opplysninger om leveringsbetingelser, herunder generelle og spesielle forbehold knyttet til et anbuds- eller tilbudsgrunnlag. Forbudet gjelder også utveksling av informasjon som kan være egnet til å påvirke fremtidige tilbud og leveranser.

13. Offentlige ankaffelser

Peab skal bidra til å overholde regelverket for offentlige anskaffelser ved å medvirke til at varer, tjenester og bygg- og anleggskontrakter konkurranseutsettes.

Ved mottak av forespørsel om tildeling av oppdrag som etter selskapets vurdering ikke er lovlig konkurranseutsatt, skal Peab gjøre oppdragsgiver skriftlig oppmerksom på forholdet.

14. Hvitvasking

Peab tar avstand fra alle former for hvitvasking eller urettmessig slusing av penger. Enhver plikter å påse og ha aktsomhet mot at transaksjoner med selskapet ikke kan misbrukes til hvitvasking eller slusing, f.eks. ved å betale noe som kan vise seg å være en fiktiv faktura.

Hvitvasking av penger kan foregå på mange måter. Vi i Peab skal være spesielt oppmerksomme hvis våre forretningsforbindelser har familiære eller eiermessige relasjoner til selskaper som opererer som våre underentreprenører eller leverandører.

Ved mistanke om hvitvasking eller urettmessig slusing skal nærmeste overordnede, etikkombudet i Peab eller advokat Knut Ro straks kontaktes.

15. Betaling og forskudd

Peab skal ikke foreta eller motta betaling med irregulære betalingsmidler.

Som irregulære betalingsmidler anses alltid: Bankremisse, sjekk, kontanter og naturalytelser.

Betaling med irregulært betalingsmiddel skal straks avvises med skriftlig pålegg om at det aktuelle beløp betales på ordinær måte, direkte til driftskonto basert på utstedt faktura.

Peab skal ikke foreta eller motta forskuddsbetaling uten at forskuddet har grunnlag i skriftlig kontrakt og er knyttet til et konkret beskrevet arbeid som skal utføres. Forskuddet skal senere avregnes mot leverte varer eller tjenester på en slik måte at det ikke kan reises tvil ved at forskuddet i sin helhet er avregnet mot leverte ytelser.

16. Regnskap og bokføring

Peabs regnskapsføring skal alltid være korrekt registrert i overensstemmelse med norsk lov og god regnskaps- og bokføringsskikk. Den enkelte har et ansvar for å sikre at transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner kan føres i tråd med de til en hver tid gjeldende regnskaps- og bokføringsprinsipper. Svart arbeid skal ikke forekomme i Peab.

Det skal aldri være tvil om hva en faktura eller et innebetalt beløp gjelder mht. hva som faktisk er levert eller mottatt av ytelser eller tjenester. Eventuell tvil om dette skal avklares umiddelbart. Dersom tvilen ikke kan avklares skal ikke beløpet betales eller mottas til betaling før en med sikkerhet vet og kan dokumentere grunnlaget for fakturaen.

17. Ansvar og myndighet

Peab har en ansvars- og myndighetsmatrise som viser hvem som kan signere fakturaer og avtaler mv. på de ulike verdinivåer. Dette følger av vårt styringssystem. Ingen skal inngå avtaler eller attestere fakturaer ut over hva som til en hver tid er fastsatt i ansvars- og myndighetsmatrisen.

18. Krav til skriftlighet

En av Peabs kjerneverdier er Pålitelighet. Vi holder ord. Likevel skal ethvert avtaleforhold mellom Peab og en forretningsforbindelse nedfelles skriftlig, enten gjennom en kontrakt eller ved at et nytt oppdrag skal kombineres med en skriftlig oppdragsbekreftelse med oppdragsbetingelser til oppdragsgiver. Dette gjelder også om avtalens økonomiske verdi eller omfang er liten, og også om det er tale om flere avtaler mot samme oppdragsgiver. Kontrakten/ordrebekreftelsen skal sikre at leveransen/tjenesten er klart beskrevet. Betalingen skal være i samsvar med avtalen og de ytelsene som leveres.

19. Praktisering og oppfølging

Det er ikke alltid lett å gjøre alt riktig, men vi får aldri bevisst gjøre feil. Den enkelte medarbeider må derfor sette seg inn i regelverket for å medvirke til at vi etterlever de krav og standarder som her er nedfelt.

For å lette vurderingene som må gjøres for å unngå etiske konflikter, bør den enkelte stille seg følgende fire spørsmål før en beslutning fattes:

Er avgjørelsen innenfor norske lover og regler?

Er avgjørelsen i samsvar med Peabs etiske retningslinjer og styringssystem?

Kan du forklare og stå inne for avgjørelsen overfor selskapets ledelse, øvrige medarbeidere, familie og venner?

Tåler avgjørelsen offentlighetens lys dersom den skulle bli kjent?

Ved å stille seg disse fire spørsmålene vil sannsynligheten for å ta feilaktige avgjørelser reduseres vesentlig.